Чтобы каждый раз при копировании формулы не редактировать номер счёта в первоначальной формуле вместо конкретного номера счёта (1) укажем адрес ячейки Главной книги, в которой он расположен (С2).
Формула в ячейке (E2):
=SUM((MONTH(SCHET_DATE)=12)*(SCHET_NN=1)*ZHUR_CRED)
примет вид:
=SUM((MONTH(SCHET_DATE)=12)*(SCHET_NN=C2)*ZHUR_CRED)
Следующий ход: E2 - E4 (копируем формулу из ячейки E2 в ячейку E4).
OpenOffice.org Calc автоматически преобразует её в формулу:
=SUM((MONTH(SCHET_DATE)=12)*(SCHET_NN=C4)*ZHUR_CRED)
и выполнит расчёт по соответствующему счёту (в примере 21 в ячейке C4), результат будет в ячейке E4.
Из абсолютных значений в формуле теперь остаётся только номер месяца (число 12).
В ячейку A1 введём дату начала месяца 01.12.08. Функция MONTH(A1)=12. Но, эта адресация относительная и, как мы видели раньше, при копировании в ячейку E4 MONTH(A1) преобразуется в MONTH(A3). Чтобы этого избежать необходимо использовать абсолютную адресацию ячейки A1.
В абсолютной ссылке перед каждой буквой и цифрой помещается знак доллара, например $A$1.
В итоге получаем формулу, которую можем копировать в колонке Кредит для всех счетов:
=SUM((MONTH(SCHET_DATE)=MONTH($A$1))*(SCHET_NN=С2)*ZHUR_CRED)
В колонке Дебет используем аналогичную универсальную формулу:
=SUM((MONTH(SCHET_DATE)=MONTH($A$1))*(SCHET_NN=С2)*ZHUR_DEB)
Последний штрих в Главной книге можно сделать для наглядности периода:
Щёлкнем правой кнопкой на ячейке A1 и выберем опцию Формат ячеек. В категории Дата представлен большой выбор форматов. Выберем формат: Декабрь.
Теперь в ячейке A1 будет отображаться слово Декабрь (месяц, с которого компания начала свою деятельность в данном году). Этот формат более наглядно представляет период, используемый в примере, не влияя при этом на выполняемые расчёты.
Чтобы не перегружать электронные таблицы данными на каждый год заводится отдельный файл Главный журнал и книга, например: Glavnye_Zhurnal_Kniga.ods