Предприятия тратят на закупки информационных технологий и услуг значительные средства. Реально ли директору контролировать этот процесс?
Общее правило состоит в том, чтобы человек, который определяет, что покупать не имел контакта с продавцом. Кроме того определение того, что надо приобрести не должно указывать на одного продавца. Тогда у ценовиков появляется возможность добиваться лучшей цены для предприятия. Опять же на основании бумаг, а не контактов с продавцами и посредниками. Общение с ними могут вести лишь технические специалисты по техническим вопросам. Такой регламент необходим, но не достаточен. У каждого человека в процессе есть свои предпочтения. Технический специалист может тяготеть к определённому поставщику, который подскажет удобных для себя конкурентов. Ценовику проще взять готовый список и получить заданный ответ.
Следовательно, нужна методика отбора конкурентов, чтобы сразу было ясно законным ли способом получен список. Но методики, учитывающей все особенности не бывает. Поэтому заинтересованные лица будут аппелировать к особенностям, которые есть у одного или всего нескольких поставщиков. Это должно настораживать и требовать детального разбирательства: насколько нужны эти особенности, насколько верны утверждения об отсутствии их у других поставщиков. В этом случае может потребоваться привлечение независимых специалистов высокой квалификации.
В результате могут морально пострадать наиболее креативные специалисты, участвующие в процессе, выиграть - обработчики рекламных материалов.
Более тонкий вариант - направить провинившихся специалистов на обучение, чтобы в будущем их решения были более квалифицированными. Тонкость в том, чтобы этим не поощрить безответственность.
Более грубый - выгнать одних и набрать других - не гарантирует, что новые специалисты будут лучше, и что, включившись в процесс закупок, у них не появятся свои предпочтения, которые будут реализовываться более тонко. Так что, расстаться с мыслью о контроле? Универсального рецепта нет, но есть богатый зарубежный и российский опыт, из которого можно извлечь определённую пользу.
Есть и общие тенденции, работающие на решение проблемы. Определённой лакмусовой бумажкой может считаться отношение предприятия к программам open source. Хотя с ними пока не всё так гладко, многие идут по этому непростому пути. Результат - выгода для предприятия и сотрудников, которых придётся обучить. Важно популярно объяснить, что это плюс для них. И это действительно так!