Чтобы систематизировать эти документы и управлять ими они должны помещаться на сервере в базу данных. Администратору ИБ достаточно контролировать безопасность одного компьютера, а не тысячи. Обслуживающему персоналу контролировать работоспособность одного редактора, а не тысячи.
То, что современные технологии позволяют создавать и редактировать информацию непосредственно на сервере повышает не только ИБ, но и общую эффективность работы по сравнению с электронными архивами предыдущего поколения. Перенос информации в них осуществлялся из рук в руки. При этом легализуется множественность копий информации, что создаёт дополнительные угрозы для ИБ. Тем не менее, потребность в централизации информации более значима для бизнеса, чем те угрозы. Так без них будет ещё лучше!
Централизация на основе современных технологий усиливает преимущества в части ИБ (не надо копий) и бизнеса (централизация всей информации) при одновременном снижении затрат.
Централизация, как известно, накладывает жесткие требования по надёжности на центральный компонент и каналы связи. Сегодня это уже не является проблемой. Современные технологии обеспечивают очень высокую надёжность серверов, дисковых массивов, каналов связи. На качестве этих компонент не стоит экономить, в том числе и на резервировании сервера. Вот и всё.